金慧圖文檔案及知識庫管理系統(tǒng)，主要面向設(shè)計院、工程公司等相關(guān)企業(yè)，以設(shè)計圖紙及工程文檔為核心，涵蓋規(guī)章制度、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、產(chǎn)品構(gòu)件、作品集、方案集、典型案例、問題集等方面內(nèi)容。
先進(jìn)的檔案及知識管理技術(shù)，一方面滿足企業(yè)對于電子及實物檔案管理的需求，實現(xiàn)電子檔案自動歸檔收集，減少檔案的驗收、整編、及日常管理等較為具體瑣碎的工作；另一方面，為企業(yè)提供了一個資料信息、知識信息共享的平臺，通過對各類檔案及業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)加以分析、整理、編研，從而形成企業(yè)自己的知識庫體系，將成果更好的進(jìn)行傳播和賦能具體的業(yè)務(wù)領(lǐng)域。
圖文檔庫中的檔案類型繁多，每一種檔案類型對應(yīng)的電子檔案、紙質(zhì)檔案數(shù)量更 是龐大。圖檔人員若需要手工對這些檔案進(jìn)行逐條錄入歸檔，需要占用大量的工作時間。
解決線下瀏覽、借閱、下載申請凌亂，以及日常管理中鑒定銷毀、各種數(shù)據(jù)統(tǒng)計無頭緒的問題。
企業(yè)的大量知識，分散保存在個人電腦內(nèi)，甚至個人的頭腦中，公 司資料凌亂存放，需要時卻找不到， 找到又發(fā)現(xiàn)版本不統(tǒng)一，不知道以哪個為準(zhǔn)。
技術(shù)團(tuán)隊沒有積累，不斷重復(fù)，做“ 發(fā)明車輪” 工作，造成企業(yè)成本增加，或者機(jī)密技術(shù)文件，因為傳播不善，造成泄密。
市場部門做一份公司宣傳冊，到處找不到公司歷史或者現(xiàn)場活動的圖片。銷售部同事撰寫標(biāo)書文件，沒有基礎(chǔ)可以參照， 從頭一字一句的寫， 完成后發(fā)現(xiàn)體系卻不符合要求。
關(guān)鍵員工離職，因為沒有詳細(xì)的知識備份，或者把相關(guān)資料帶走，公司業(yè)務(wù)、文檔、重要數(shù)據(jù)，客戶資源深受 影響，“ 骨干” 離職后，損失往往難以彌補(bǔ)。新員工入職，一時間無從下手，不知道閱讀學(xué)習(xí)哪些內(nèi)容，很難熟悉公司進(jìn)入狀態(tài)。
公司跨地域管理， 組織中的各個部門、辦事處或子公司在地理上分散，導(dǎo)致信息共享困難，協(xié)同辦公效率低下，總部已經(jīng)發(fā)布的產(chǎn)品手冊，分公司還遲遲沒有獲取。
工作繁忙，人力資源部門難以組織成段時間培訓(xùn)、建立學(xué)習(xí)型組織。
長期以來，執(zhí)行師傅帶徒弟的培養(yǎng)方式“ 傳幫帶”，推廣范圍小，容易形成幫派，各部門均有專家成員，但業(yè)務(wù)經(jīng)驗無法公開的共享。
嚴(yán)格遵循國家制定的檔案標(biāo)準(zhǔn)和有關(guān)檔案工作的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)章制度以及傳統(tǒng)的檔案管理模式。
支持兩種收集歸檔方式：自動歸檔（通過智能流程實現(xiàn)）和手工歸 檔（檔案管理員手工實現(xiàn)）。自動歸檔的來源可以是綜合辦公、人力資源、項目管理等。
經(jīng)過更新、迭代，不斷地在界面美觀性以及操作易用性上進(jìn)行改革與 創(chuàng)新，不斷貼合檔案人員的操作習(xí)慣，真正使得檔案人員能夠通過我們的產(chǎn)品，進(jìn)行準(zhǔn)確、高效、愉快地工作。
支持多條件的復(fù)雜查詢以及全文檢索的功能，系統(tǒng)可以根據(jù)對查詢條件以及關(guān)鍵字的搜索， 快速定位相關(guān)文檔和知識點，同時支持在線瀏覽功能。。
本產(chǎn)品中收集的文檔和知識數(shù)據(jù)可來源于其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)，同時這些文檔和知識數(shù)據(jù)是其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)知識信息的來源， 能夠與其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行關(guān)聯(lián)，在具體的業(yè)務(wù)流程中實現(xiàn)知識賦能，實現(xiàn)文檔及知識要素的推送機(jī)制。
圖文檔系統(tǒng)給檔案管理員帶來最明顯的價值就是提高了檔案管理的工作效率，降低了檔案管理部門的工作強(qiáng)度，這也是最直觀的。
在過去手工管理時，企業(yè)檔案管理部門所從事的所有工作，包括檔案收集、驗收、整編、檔案日常管理等較為具體瑣碎的工作，都必須通過手工操作來完成，工作效率較低且比較容易出問題。信息系統(tǒng)的介入，就會減少手工作業(yè)產(chǎn)生 的錄入、統(tǒng)計、查詢等方面的繁雜的計算工作，從而縮短了工作時間，提高了運作效率，降低了企業(yè)的人力成本。
圖文檔系統(tǒng)給企業(yè)其他員工帶來最明顯的價值就是為他們提供了一個企業(yè) 資料信息、知識信息共享的平臺。企業(yè)員工可以隨時、隨地方便地查找自己所需要的相關(guān)資料信息。
檔案管理員以及其他相關(guān)人員可以對企業(yè)已歸檔的數(shù)據(jù)加以分析、整理、編研，從而形成企業(yè)自己的知識庫體系，將成果更好的進(jìn)行傳播和利用。
提供自動歸檔、手工歸檔兩種檔案收集整編方式。自動歸檔通過智能流程能將設(shè)計項目管理系統(tǒng)、協(xié)同設(shè)計、圖紙收集打印系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)與圖文檔案系統(tǒng)自動對應(yīng)、關(guān)聯(lián)，大大減少檔案管理人員的收集整編工作量。
提供電子和實物兩類檔案的日常管理功能：歸檔文件管理、電子實物關(guān)系管理、借閱管理、鑒定管理、銷毀管理、封存管理及庫房管理等，同時也提供多種便捷性功能：結(jié)構(gòu)批量錄入、附件批量掛接、檔案復(fù)制、檔案移動、檔案屬性批量修改等，將檔案日常管理工作變得更加便捷、有序。
包括對檔案管理部門內(nèi)部工作的統(tǒng)計及對檔案利用情況的統(tǒng)計，如：檔案收進(jìn)情況統(tǒng)計、檔案借閱情況統(tǒng)計等等。
提供全文檢索、高級檢索和分類檢索三類檢索功能，實現(xiàn)檔案的快速搜索，支持檔案在線瀏覽，檔案借閱和下載。
將企業(yè)收集、管理的各類型檔案內(nèi)容及其他知識內(nèi)容進(jìn)行統(tǒng)一的標(biāo)簽化梳理，形成知識的共享、發(fā)布、搜索、應(yīng)用體系。
對企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營、人事、財務(wù)等風(fēng)險信息收集、識別與評估，積累形成企業(yè)風(fēng)險知識庫，支撐企業(yè)業(yè)務(wù)端，到全過程審批流程，再到企業(yè)風(fēng)險預(yù)警機(jī)制的可視化、流程化、自動化風(fēng)險管理。
對企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營、項目建設(shè)等過程曾經(jīng)產(chǎn)生的問題、過失和錯誤進(jìn)行問題收集，梳理問題原因、解決措施、預(yù)防手段等內(nèi)容，形成問題知識庫，并對業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)和作業(yè)流程提供必要提示和幫助。
企業(yè)歷史管理經(jīng)驗與知識管理體系深度融合，通過運行分析和運行反饋機(jī)制，實現(xiàn)對流程流轉(zhuǎn)效率統(tǒng)計分析，使企業(yè)從更高視角審視自身管理狀態(tài)，找到薄弱環(huán)節(jié)，持續(xù)改進(jìn)。
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